開始前的準備
應付評鑑或導入 ISO 時，要做的事與準備的資料又多又雜，
開會、執行、追蹤、溝通、整理、... 常常讓人忙得焦頭爛額。
其實解決這些困擾很簡單，
只要為每一項條文 (交付的項目) 在 xms+ 開工作、寫紀錄就可以輕鬆搞定！
以 ISO27001 的規範「ISMB01-06稽核記錄表」為例：
- 開工作執行
指定誰負責、列出執行項目清單、產出結果、設定期限，讓事情清楚。
- 將結果儲存到對應的文件
例如，執行前上傳 ISO 相關檔案，完成後再上傳佐證資料。
接著只要善用 xms+ 操作直覺又強大的功能，包括：
會議管理、工作追蹤、檢核清單、紀錄、社群討論、知識管理、...
就能徹底解決上述令人困擾的問題。
稽核時，
就能輕鬆應對，要什麼資料清清楚楚，讓稽核人員刮目相看！
圖: 甘特圖、工作內容、產出文件
重點
- 1.建立專屬的資料夾進入「目錄瀏覽」，點擊工具「新增」，建立資料夾，例如「ISO27001」更詳細的操作，可以參考：「建立目錄、資料夾」
- 2.上傳 ISO 文件為了方便執行時的參考依據，可以將 ISO 條文資料上傳到資料夾。做法很簡單，透過工具下拉選單的「上傳檔案」，一次上傳多個 ISO 規範。若想要將文件呈現像下圖的階層排序，就可以在「檢視模式 (含排序設定)」中調整。
- 3.建立 ISO 27001 專案就像是建立 LINE 群組一樣，執行前要建立一個專屬的 ISO 專案，方便之後的執行與追蹤。
- 將相關的同仁加入成員
- 加入 ISO 資料夾的連結，方便將佐證資料上傳到對應的文件中
- 執行 ISO
- 4.依據條文 (產出的結果)，開工作進入「ISO27001」專案，在側欄的「專案規劃 (甘特圖)」，
將要交付的成果建立工作 (含工作的執行項目、負責人、期限、檢核清單)，其中工作的內容可以將 ISO 規範的文件連結附上，方便執行時參考。關於專案的操作說明，可以參考:
「專案管理 ~ 10 分鐘就上手!」
- 5.執行過程，寫在記錄例如，佐證資料已經上傳到文件區後，就可以在「處理紀錄」寫下「已將檔案上傳到以下連結 ....」幫助自己及成員掌握執行的細節與進度。
- 6.遇到問題，發討論將原本在 email、LINE 上的討論，改成在專案進行，避免資訊分散不好找的問題。
另外，也可以將當面討論的結論，寫回工作 or 討論，避免日後忘記而產生認知落差。
補充說明：
每一次的討論，系統都會透過 email 提醒相關的人員 (也可以設定通知到 LINE 群組)，方便進行互動。
- 7.隨手整理 FAQ (重要經驗)因為每年都要稽核，久久才做一次很容易忘記，就可以將這些重要經驗整理成 FAQ 方便之後參考。
例如，下圖工作討論中提到的問題，就可以整理到 FAQ備註：有時候也可以在 FAQ 內容中附上原討論的連結，方便之後了解全貌。
- 8.上傳佐證資料完成工作後，將「佐證資料」上傳到對應的 ISO 文件下方的重點。建議每一年建立一個重點，方便查找與管理。小提醒：佐證資料的連結，也可以寫在「處理紀錄」中喔。
- 9.稽核／認證審查實地稽核時可以透過「文件」快速提供稽核老師想瞭解的資料。
例如，可以在文件「ISMB01 資安組織管審稽核作業程序」，找到該對應的「佐證資料」 or 當初對應的工作。
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